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登記に添付する書類はカラーコピーでも大丈夫?

原則、ダメです。
 
原本を提出する必要があります。
 
例えば、会社法人登記で添付する「議事録」や、相続登記で添付する「遺産分割協議書」など。
 
依頼者側は他の手続きにも使いまわすため、(悪気なく?)司法書士にカラーコピーを預けることもあるようで・・・
 
 
最近のカラーコピーは性能がいいので、パッとみただけではコピーか原本か判別しにくいのですが、司法書士としては、依頼者からお預かりした書類が原本かどうかしっかりチェックすることが必要になります。
 
実際の登記の手続きでは、原本を提出する際に一緒にコピーをつけて原本証明すれば、原本は返却してもらえます。
(※不動産登記の義務者の印鑑証明書のように原本還付できない書類もあります。)
 
なお、先ほど「原則、ダメ」といったように、ひとつ例外があります。
 
 
それは、「住宅金融支援機構が作成した不動産登記関係書類」です。
 
住宅金融支援機構とは、政府系金融機関です。「フラット35」と聞けばイメージされる方も多いのではないでしょうか。
 
住宅ローンを払い終わった時、住宅金融支援機構(昔の住宅金融公庫)から担保抹消の書類一式をもらいます。
そのうちの「解除証書」、「委任状」には住宅金融支援機構の代表者の印影がありますが、これがカラーコピーの場合があるのです。
 
ですが、その場合には、その書類はそのまま登記手続きで使えるのです。
 
それがOKな根拠は「平成21年11月2日付け法務省民二第2641号依命通知」。
 
どういうものかざっくりいうと、住宅金融支援機構側が「不動産登記で作成する書類の量が膨大なため、全部の書類にハンコを押すのは事務手続き上無理なので、カラーコピーでもいいですか」と頼んだところ、法務省側がOKしたというものです。
 
この通知が出た時点で、住宅金融支援機構の保有債権は約293万件、担保抹消登記だけで年間約30万件だそうで、そりゃ全部印鑑押すのは厳しいだろうなと思います。
 
ダメもとでも頼んでみるもんですね。
 
さて、最近、担保抹消の書類を預かった際、明らかにカラーコピーだったので、「え?カラーコピーじゃん・・・」と、一瞬焦りましたが、「そーいえば、カラーコピーOKってのあったよな・・・」と過去の資料を探すと上記の根拠にあたり、安心して登記申請しました。
 
というお話でした。